Fatturazione Elettronica

Question

Va protocollata la fattura o la PEC che la contiene (file xml)? La notifica esito committente deve essere protocollata? Ci si può riferire alla vecchia normativa (deliberazione CNIPA 2004) o bisogno riferirsi al nuovo DPCM sulla conservazione?

Answer 1

Qualsiasi documento informatico ai sensi dell’art. 53 comma 5 del DPR 445/2000 va registrato elettronicamente. Le notifiche vanno senz’altro fascicolate correttamente.
In ogni caso, si applica il DPCM  3/12/2013 contenente le attuali Regole Tecniche sulla conservazione dei documenti informatici.

Comments

Lo stesso comma 5 del medesimo art. 53, però, così conclude: "Ne
sono  esclusi  le  gazzette  ufficiali...(omissis)... e tutti i documenti gia'
soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione."
Non dovrebbero rientrare in quest'ultima categoria anche le fatture soggette a registrazione negli appositi registri IVA?

---

Ma quindi anche il file XML relativo al messaggio di notifica esito committente (accettazione/rifiuto) va soggetta a registrazione di protocollo? In caso affermativo, considerato che trattasi di documento in partenza dall'amministrazione verso il fornitore (tramite il SdI), come faccio a gestire la segnatura, considerato che il SdI 'blinda' il messaggio non dandomi alcuna possibilità di inserire il numero di protocollo se non nel campo relativo alle motivazioni?

Answer 2

In primo luogo, ci si comporta bene.

In seconda battuta, dopo aver precisato che - salvo l'eccezione in cui la PEC non contenga un messaggio organizzativamente o giuridicamente significativo - si registrano a protocollo le fatture, non la "busta digitale". Infatti, dobbiamo sempre distinguere il "vettore", anche se qualificato, dal "documento".

In ogni caso, se tramite PEC sono trasmessi due o più fatture, i numeri di protocollo saranno tanti quanti le singole fatture.

Non vi è dubbio infine che le fatture siano conservate in ordine. In questo caso, non esiste una risposta universale in quanto dipendente dai modelli organizzativi. Consiglio, ai sensi del DPCM 3 dicembre 2013, non tanto la fascicolatura, quanto piuttosto la serie (o "aggregazione documentale"), con pezze giustificative e mandato informatico annessi. Infatti, ricordo che il tempo di conservazione per le PPAA, in analogia ai privati per i quali si applica l'art. 2.220 del cc., è di 10 anni e il sistema di conservazione deve prevederne l'eliminazione legale non presidiata o, comunque, preimpostata (dopo l'ottenimento dell'autorizzazione ai sensi dell'art. 21, comma 5, del D.Lgs. 42/2004).

      Gianni Penzo Doria

Comments

Gent.mo Prof Penzo Doria,
ma se la PEC dovesse contenere " un messaggio organizzativamente o giuridicamente significativo" ed avesse in allegato due o più fatture, in che modo potrei protocollare tante volte per ciascuna fattura? Non costituirebbe ciò una n-uplicazione di registrazioni dello stesso messaggio?
E, inoltre: se l'invio consiste solo delle fatture, ai sensi del comma 5 dell'art. 53 DPR 445, queste non potrebbero essere smistate direttamente al Registro Unico delle Fatture?

---

Buongiorno,
non farei casi "estremi". Distinguendo tra vettore e documento trasmesso, il caso dovrebbe essere abbastanza semplice. Se la PEC contiene un messaggio giuridicamente rilevante per tutte le fatture, significa che risulterà necessario registrare quel messaggio come documento principale, senza dimenticare che - a loro volta - le singole fatture vanno comunque registrate a protocollo.
Sull'art. 53.5 del DPR 445/2000 in combinato disposto con l'art. 42.1 del DL 66/2014,  il legislatore è stato disattento e, comunque, non ha distinto tra numero di protocollo e numero di repertorio. Il RUF, infatti, è perentoriamente escluso tra i repertori, pur essendolo, anche nel "sistema contabile", come attestato dalla norma («È esclusa la possibilità di ricorrere a registri di settore o di reparto»). Quindi, mentre la normale repertoriazione prevede la gestione per serie (o comunque per "aggregazioni documentali", a mente del DPCM 13 novembre 2014), gli adempimenti per la fattura prevedono implicitamente la gestione per unità archivistica e quindi per fascicolo informatico ex art. 41 del D.Lgs. 82/2015. La questione, però, è più semplice di quanto potrebbe sembrare in un rincorrersi di norme asincrone (1998-2000, 2005-2010 e 2014) e slegate concettualmente e meriterebbe ben più di una risposta a una nota.

    Gianni Penzo Doria

---

Buongiorno Prof Penzo Doria,
La ringrazio per la sua cortesissima risposta
Lei fa riferimento all'art. 42.1 del DL 66/2014: «È esclusa la possibilità di ricorrere a registri di settore o di reparto» e ne trae un riferimento ai repertori ma la mia impressione è che ci si volesse riferire a quelli che in gergo contabile si chiamano "sezionali", cioè delle ripartizioni dei registri IVA dovute a motivi settoriali (tipologia di prodotti) e/o territoriali; e il fatto che si sia voluto sottolineare l'unicità del registro fatture mi pare rafforzi la fondatezza della mia impressione.
Se ciò fosse vero, nulla osterebbe alla registrazione di più fatture con lo stesso numero di protocollo (art. 42.1 lettera b), stante l'inevitabile differenziazione derivante dall'apposizione di un diverso codice progressivo di registrazione (art. 42.1 lettera a).
Peraltro, la registrazione a protocollo di una PEC con più fatture che, ricordo, possono costituirsi in lotto o in formato compresso .zip, pone, a mio avviso, delle problematiche in termini di correttezza della registrazione stessa in quanto dovrei smembrare un allegato (il file lotto, con la sua testata unica e gli n corpi fattura, o il file zip) con operazioni "manuali" e condotte arbitrariamente anche al di fuori del sistema di gestione dei flussi documentali. Il tutto con notevole aggravio dei compiti dell'operatore di protocollo.
E un altra serie di dubbi mi vengono dagli altri canali di cui allo SDI che potrebbero portare ad un collegamento diretto (tramite, ad esempio, web serices) con il sistema informativo contabile della PA destinataria.
In sintesi, il mio dubbio è che il legislatore, con la previsione di quella lettera b nel 42.1 abbia operato l'ennesima, doppia, confusione.

Nazzareno Prinzivalli.