Conservazione sostitutiva e digitalizzazione

Question

Oltre alla fattura elettronica quali altri documenti il Comune è tenuto a digitalizzare ed a conservare?

Answer 1

Premetto che la fattura elettronica è un documento informatico dall'origine e pertanto non deve essere digitalizzato.
L'obbligo di conservazione non nasce dal fatto che il documento è informatico: la norma richiede che un documento debba essere conservato indipendentemente dal fatto che sia analogico o informatico.

Il Codice dell'amministrazione digitale (D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82) richiede che:

1. le pubbliche amministrazioni formino gli originali dei propri documenti con mezzi informatici (art. 40 c. 1)
2. gestiscano  i  procedimenti amministrativi  utilizzando  le  tecnologie dell'informazione e della comunicazione (art. 41 c.1)
3. raccolgano in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento da chiunque formati (art. 41 c.2)

Semplificando - in realtà l'argomento non è banale e le previsioni sopra riportate non sono molto rispettate - direi che il Comune dovrebbe produrre solo originali informatici e digitalizzare i documenti cartacei che riceve.

Comments

Gli obblighi di conservazione riguardano "solo":
1) FATTURAZIONE ELETTRONICA
2) REGISTRO DI PROTOCOLLO

Ad ogni modo l'ente, per senso di responsabilità e garanzie ulteriore, farebbe bene ad archiviare tutti quei documenti nativamente digitalizzati. (vedi determinazioni dirigenziali provviste di firma digitale i cui file originali sono da considerarsi quelli gestiti nel software di workflow).