Conservazione sostitutiva e digitalizzazione

Question

Il campo oggetto del registro di protocollo si può correggere successivamente per errori di inserimento di qualche parola o di  battitura? Qual'è la procedura corretta o l'oggetto è immodificabile dal momento in cui è stato assegnato un numero di protocollo al documento da parte del software?

Se la risposta è affermativa, devo reinviare in conservazione il registro di protocollo così modificato?

Ad esempio mi accorgo oggi che è stata fatto un errore di inserimento nell'oggetto di un nome in data 12.10.2015, invece di Rossi Mario ho scritto nel registro Rosi Mario, posso effettuare oggi nel registro di protocollo del 12.10.2015 la modifica del nome specificando nel software del protocollo informatico il nome dell'operatore che ha effettuato l'operazione e se sì, devo rieffettuare il versamento in conservazione del registro giornaliero di protocollo del 12.10.2015, già versato al conservatore il 13.10.2015, in quanto è stato in parte modificato?

Answer 1

Premetto che la domanda riguarda il sistema di protocollo e solo in seconda battuta la conservazione digitale dei documenti.

Il campo oggetto deve essere registrato in forma non modificabile (art. 53 c.1 lett. d DPR 28 dicembre 2000, n. 445).

L'informazione può essere annullata riportando gli estremi del provvedimento di autorizzazione, come descritto nel successivo articolo 54 dello stesso DPR.

La gestione di tale eventualità deve essere prevista nel Manuale di gestione, che dovrà descrivere le operazioni da compiere. Una possibilità potrebbe essere quella di creare una nuova versione del registro giornaliero di protocollo che riporti le informazioni relative all'annullamento con modalità conformi a quanto previsto dal DPR 445. Tale nuova versione dovrà essere inviata in conservazione e ritengo che il sistema di conservazione debba conservare le diverse versioni del registro giornaliero dando evidenza delle modifiche intervenute. Tale procedura dovrà essere descritta nel Manuale di conservazione.

Comments

Ma per annullamento si intende: ANNULLAMENTO INTEGRALE DEL NUMERO DI PROTOCOLLO o POSSIBILITA' DI MODIFICA IN FORMA TRACCIABILE DEL CAMPO OGGETTO??

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L'art. 54 del DPR 28 dicembre 2000, n. 445 fa riferimento alla modifica delle singole informazioni e non richiede l'annullamento dell'intera registrazione di protocollo.