Conservazione sostitutiva e digitalizzazione

Question

Buongiorno, lavoro per una PA e in questi giorni arrivano proposte di fornitori per la conservazione del registro di protocollo giornaliero.

Vorrei porre quindi un quesito sull'interpretazione del Dpcm 3/12/2013 art. 7, c. 5 se è sufficiente il versamento al sistema di conservazione e quindi è corretta la seguente procedura:
- pdv giornaliero con registro di protocollo
- rdv giornaliero
- il conservatore fa confluire i pdv dei registri giornalieri in un unico pda mensile, quindi in pratica conserva una volta al mese

oppure:

- se è obbligatorio per ogni pdv giornaliero versato, creare un pda giornaliero e quindi, in concreto, il mio conservatore deve farmi la conservazione ogni giorno

Answer 1

La norma da lei correttamente citata richiede che venga trasmesso entro la giornata lavorativa successiva  il registro giornaliero di protocollo, non che venga creato un pacchetto di archiviazione per ogni registro giornaliero di protocollo.

Il pacchetto di archiviazione potrebbe anche ragionevolmente comprendere tutti i registri giornalieri di protocollo relativi ad un'annata.

Sicuramente però il sistema di conservazione deve garantire il mantenimento nel tempo della validità di eventuali firme digitali.

In ogni caso si suggerisce di affrontare tempestivamente il problema della conservazione digitale in maniera globale e di valutare attentamente l'opportunità di affidare a diversi sistemi di conservazione singole parti dell'archivio dell'ente (fatture elettroniche, registro giornaliero di protocollo, protocollo, mandati di pagamento, ecc.....). Le scelte effettuate devono essere descritte nel manuale della gestione documentale e nel manuale della conservazione e non certamente essere guidate dalle singole proposte dei fornitori sulla spinta di scadenze imminenti.

Comments

Come si fa a trasmetterlo senza creare un PDA?

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Il Responsabile della gestione documentale trasmette il registro giornaliero di protocollo al Sistema di conservazione mediante un pacchetto di versamento.
Il Sistema di conservazione genera un rapporto di versamento.
Il Sistema di conservazione produce un pacchetto di archiviazione, anche assemblando diversi pacchetti di versamento.
L'operazione di trasmissione è pertanto completamente separata da quella di creazione del pacchetto di archiviazione.

Answer 2

Credo che sia indubbio che la conservazione debba avvenire giornalmente. Naturalmente se non si dispone di sistemi automatici l'onere diventa importante. Direi di almeno 15 minuti al giorno per sempre ...

Quindi, la cosa migliore è che ci sia un sistema di protocollo che faccia tutto da solo, con il collegamento alla firma elettronica remota automatica e processo di conservazione automatico.

Answer 3

L'AGID il giorno 06/10/2015 e' uscita con questo interessante vademecum.
Al capitolo 9 dice che tutto il ciclo di conservazione, dalla produzione al versamento all'archiviazione, si deve chiudere nelle ventiquattro ore lavorative successive.

http://www.agid.gov.it/notizie/2015/10/06/conservazione-pubblicate-istruzioni-il-registro-giornaliero-protocollo